KI-Regelmappe

KI-Nutzungsregister für KMU

KI-Nutzungsregister · Bereitschafts-Check zur EU-KI-Verordnung · für KMU

Welche KI-Tools nutzt Ihr Betrieb wirklich?

KI-Regeln helfen erst, wenn sichtbar ist, welche Tools, Zwecke, Daten und Risiken im Alltag bereits vorkommen. Das KI-Nutzungsregister ergänzt die KI-Regelmappe um eine praktische Inventarliste, einen Bereitschafts-Check und konkrete Massnahmen.

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KI-Nutzung sichtbar machen

Erfassen Sie pro Tool: Zweck, Abteilung, Nutzergruppe, Datenarten, Status, Verantwortlichkeit, Review-Datum und nächste Massnahme.

Bereitschaft statt Rechtsversprechen

Der Bereitschafts-Check hilft zu erkennen, ob Mitarbeitende geschult sind, ob sensible Bereiche wie HR betroffen sind und wo fachliche Prüfung nötig wird.

Massnahmenplan

Aus dem Register entstehen klare nächste Schritte: freigeben, einschränken, sperren, anonymisieren, unterweisen, prüfen oder nachführen.

Was im Starter enthalten ist

  • Excel-Arbeitsblatt: KI-Nutzungsregister für Tools, Zwecke, Datenklassen, Status und Owner.
  • Excel-Arbeitsblatt: Bereitschafts-Check zur EU-KI-Verordnung-Selbstcheck mit Rollen, Schulung, Transparenz und Risiko-Hinweisen.
  • Word/PDF-Vorlage: Anleitung für Toolfreigabe, rote Linien, Review und interne Nachweise.
  • Keine Rechtsberatung, keine Datenschutzberatung, keine Zertifizierung — eine strukturierte Dokumentationshilfe für KMU.

Typische Einträge

ChatGPTTextentwürfe · nur Grün/Gelb anonymisiert · Status: eingeschränkt
Microsoft CopilotOffice-Unterstützung · Owner IT/Geschäftsleitung · Review alle 90 Tage
DeepLÜbersetzen · keine vertraulichen Vertrags- oder Personaldaten ohne Freigabe
Private Toolsnicht freigegeben · Mitarbeitende informieren · Alternativen festlegen

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Nächster sinnvoller Schritt

Wenn die Regeln stehen: den ersten Büroprozess mit KI sauber umsetzen

Die KI-Regelmappe klärt Regeln, Rollen und Nachweise. Danach entsteht Nutzen dort, wo Büroarbeit jede Woche Zeit kostet: Kundenmails, Offerten, Protokolle, Rechnungen oder interne Standards.

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Der Büro-KI-Check ist aktuell auf Schweizer KMU optimiert und als praktischer Einstieg gedacht.