KI-Nutzung im Betrieb: Regeln und Dokumentation

KI wird im Betrieb genutzt – aber Regeln und Dokumentation fehlen

Problem: Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Copilot oder andere KI-Tools bereits im Alltag. Oft ist aber nicht dokumentiert, welche Daten tabu sind, wer Ergebnisse prüft und welche KI-Anwendungen im Betrieb überhaupt freigegeben sind.

Was das bedeutet: Diese Seite ist kein Hinweis, dass bei KI-Regelmappe selbst etwas fehlt. Sie beschreibt einen typischen KMU-Schmerz: KI ist schon im Einsatz, aber Regeln, Rollen und Nachweise sind noch nicht sauber geordnet.

Beispiel: 5 Fragen zeigen die Dokumentationslücke

• Welche KI-Tools dürfen Mitarbeitende im Betrieb verwenden?
• Welche Daten dürfen nie in externe KI-Systeme eingegeben werden?
• Wer prüft KI-Ergebnisse, bevor sie an Kunden, Bewerber, Partner oder Lieferanten gehen?
• Wo ist festgehalten, welche KI-Anwendungen erlaubt, eingeschränkt oder verboten sind?
• Wie wird nachgewiesen, dass Mitarbeitende die internen Regeln kennen?

Wenn diese Fragen nicht klar beantwortet werden können, fehlt meist kein grosses Compliance-Projekt, sondern ein geordneter Startpunkt: Regeln, Rollen, Toolregister, Prüfschritte und einfache Nachweisvorlagen.

Was die KI-Regelmappe liefert

• Regeln: interne Leitplanken für KI-Nutzung, erlaubte Zwecke, verbotene Dateneingaben, Prüfpflichten und Verantwortlichkeiten.
• Nachweise: Vorlagen für Toolregister, Rollen, Review-Notizen und interne Dokumentation, damit Entscheidungen nicht nur mündlich bleiben.
• Startmappe: ein pragmatischer Einstieg für KMU, die Ordnung schaffen wollen, ohne direkt ein Beratungsprojekt oder ein grosses Compliance-Programm zu starten.

Für wen ist das relevant?

• KMU, in denen Mitarbeitende bereits KI für Texte, Recherche, Protokolle oder Kundenvorbereitung nutzen.
• Geschäftsführer, die einen internen Rahmen brauchen, bevor mehr KI-Tools eingeführt werden.
• Teams, die nicht garantieren wollen, aber zeigen müssen: Wir haben Regeln, Zuständigkeiten und Dokumentation.

Dokumentations- und Vorlagenhilfe; keine Rechtsberatung, keine Compliance-Garantie. Prüfung durch die zuständige Fachperson empfohlen.